A muchas empresas de todo el mundo no les importa ampliar la posibilidad de trabajar desde casa a sus trabajadores, que no necesariamente tienen que estar en la oficina. En este sentido, es importante tener en cuenta ciertos etiqueta de videoconferencia.

Configurar el uso compartido de pantalla en la reunión de Microsoft Teams

Si bien las empresas están aprovechando la telepresencia y el modo de videoconferencia para permitir una interacción sin problemas, aquí hay algunas reglas, consejos y reglas de videoconferencia que debe adoptar para crear una impresión duradera.

Leer: Cómo configurar y unirse a una reunión de Microsoft Teams.

Guía de etiqueta de videoconferencia

En una videoconferencia, no tienes la oportunidad de conocer a todos en persona para crear una impresión duradera. Por lo tanto, siga estas etiquetas deseadas como guía de referencia.

  1. Decidir las agendas de las reuniones con anticipación
  2. Configurar el fondo
  3. Prepárate para la reunión
  4. Sea puntual
  5. Mantenga su escritorio limpio
  6. Conoce a tu audiencia
  7. Documentar los puntos relevantes
  8. Asignar un tomador de notas
  9. Sea cortés con los demás asistentes
  10. Mantenga el micrófono en silencio cuando no esté en uso

Una buena etiqueta en las llamadas de videoconferencia puede ayudarlo a reforzar su confianza y mejorar sus habilidades de comunicación.

1]Decidir las agendas de las reuniones con antelación.

Una práctica esencial para una videoconferencia eficaz es organizar la reunión solo cuando comprenda perfectamente el tema de las discusiones. Como tal, si es usted quien organiza la reunión virtual, asegúrese de que todos los participantes tengan algún conocimiento al respecto con anticipación. Se considera seguro enviar al menos dos recordatorios,

  • Un día antes de la reunión
  • Una hora antes del inicio de la reunión

Esto ayuda a los participantes a prepararse para la reunión, de modo que no se los pille desprevenidos y se enfrenten a la etiqueta.

2]Configurar el fondo

Es más importante tener las condiciones adecuadas de iluminación de fondo para evitar sombras. De manera similar, si tiene una ventana soleada directamente detrás de usted, corra la persiana para atenuar los rayos. Además, una pared o cortina limpia es mucho mejor que una oficina desordenada o una obra de arte extraña para evitar distracciones.

Tenga en cuenta que la persona con la que está realizando una videoconferencia no debe distraerse. Por lo tanto, asegúrese de verificar lo que ven antes de llamar. Preocuparse demasiado por lo que hay en su entorno y cómo otros pueden verlo puede agregar estrés que puede obstaculizar el trabajo.

Leer: Cómo desenfocar el fondo en la reunión de Microsoft Teams.

3]Prepárate para la reunión

Siéntese derecho frente a la cámara y lleve una sonrisa en su rostro. Use gestos naturales cuando hable y trate de limitar las conversaciones paralelas. Evite golpear el micrófono o hacer crujir los papeles cerca del micrófono. Además, mantenga sus movimientos lo más mínimos posible.

4]Llega a tiempo

Mucha gente suele llegar tarde, así que llegar a tiempo es importante. De hecho, este debería ser un estándar para mantenerse al día con cualquier reunión, video o de otro tipo. Porque, si bien es posible que pueda salirse con la suya en una reunión física, no hay una ruta de escape en una videoconferencia.

5]Mantenga limpio su escritorio

Su escritorio de trabajo no debe verse desordenado o desorganizado. Como tal, es importante que no haya nada entre usted y la cámara. Pierde la pila de papeles, notas adhesivas y otros artículos de papelería de tu escritorio. Es posible que también desee mantener limpio el escritorio de Windows. Utilice la opción Ocultar iconos del escritorio si lo necesita.

6]Conoce a tu audiencia

No puede hacer cumplir un código de vestimenta escolar a través de una videoconferencia, es decir, dependiendo de la audiencia, su vestimenta puede variar desde formales generalmente sobrios hasta informales francamente. Le recomendamos que elija pasteles claros y colores apagados que se ven mejor en la pantalla.

7]Documentar los puntos relevantes

La documentación adecuada de las reuniones remotas permite que los detalles se recuperen de manera eficiente cuando sea necesario. Además, puede ayudar a otros miembros del equipo que no pudieron asistir a la reunión a mantenerse al día.

8]Asignar un tomador de notas

Mantener siempre un bloc de notas para anotar los puntos importantes se considera una buena práctica general para las reuniones. Esta práctica se vuelve aún más importante cuando se vuelve virtual. Por lo tanto, asigne un tomador de notas para que documente todo en la reunión a medida que sucede. Eso agrega matices y si alguien quisiera volver a visitar lo que se discutió, fácilmente podría llegar allí.

9]Sea cortés con los demás asistentes

Si usted es el organizador o quien ha organizado la videoconferencia, inicie sesión en su computadora y esté listo para la reunión unos minutos antes de la hora programada. Esta debería ser la primera lección.

En segundo lugar, comience presentándose antes de hablar para que todos los participantes lo conozcan y puedan dirigirse a usted por su nombre.

Leer: Cómo lucir lo mejor posible en una llamada de videoconferencia.

10]Mantenga el micrófono en silencio cuando no esté en uso

Aunque no esté hablando y piense que está callado, la mayoría de los micrófonos pueden captar pequeños ruidos de fondo, como toser, estornudar o escribir. Estos sonidos pueden distraer fácilmente a otros participantes de la videoconferencia o pueden causar molestias. Por lo tanto, silencia el micrófono antes de tomar un descanso y salir durante una reunión.

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