Cuando la mayoría de la gente piensa en ordenar texto en una aplicación, piensa en ordenar celdas en una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, puede ordenar el texto en Word siempre que haya algo que le indique a Word dónde comienzan y terminan las diferentes partes del texto.

En este artículo, le mostraré un par de formas en las que puede ordenar texto, listas y tablas en Word. Tenga en cuenta que si ya tiene datos en Excel, puede insertar fácilmente una hoja de cálculo de Excel en su documento de Word.

Ordenar listas en Word

Hay tres tipos de listas que puede ordenar en Word. El primer tipo es simplemente una lista de palabras o frases que cada una ocupa una línea separada. El segundo tipo son las listas desordenadas o con viñetas. El tercero son listas ordenadas o numeradas.

En cada uno de estos casos, un salto de línea (también llamado retorno de carro) le dice a Word dónde termina una palabra o frase y comienza la siguiente. Así es como Word puede ordenar el texto del documento.

Tres tipos de listas en WordTres tipos de listas en Word

Para ordenar cualquiera de estos tipos de listas, comience seleccionando la lista con el mouse. Simplemente comience desde el principio de la lista, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre el mouse hasta que se seleccione la lista completa.

Luego, haga clic en el Hogar pestaña en el Cinta y localice la sección titulada Párrafo. Busque un botón con las letras UNA y Z sobre él y una flecha apuntando hacia abajo. Este es el Ordenar mando. Clickea en el Ordenar y Word abrirá el Ordenar texto ventana.

Haga clic en el botón Ordenar en WordHaga clic en el botón Ordenar en Word

Sobre el Ordenar texto ventana, notará que hay una serie de opciones. Primero, debe indicar que desea ordenar el texto que ha seleccionado por párrafo. Aunque solo tenemos una palabra por línea, Word aún considera que cada línea es su propio párrafo porque presionamos la tecla Intro para pasar a la siguiente línea. Ordenar por párrafo es la opción predeterminada.

Ordenar texto en WordOrdenar texto en Word

A continuación, debemos decirle a Word lo que estamos ordenando. Busque el menú desplegable etiquetado Tipo y elige Texto. Esta también es la opción predeterminada.

Por último, necesitamos decirle a Word si queremos ordenar el texto en orden ascendente (A a Z) o en orden descendente (Z a A). Ascendente el pedido es la opción predeterminada. Cuando termine, haga clic en el Okay y Word ordenará su texto con las opciones que elija.

Clasificación completa en WordClasificación completa en Word

Observe que ahora el texto está ordenado de la A a la Z en orden ascendente. Además, si hace clic en el Opciones , puede configurar opciones avanzadas como el separador de campo y si debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas o no.

opciones de clasificaciónopciones de clasificación

Ordenar texto en tablas

Este tipo de clasificación puede parecerle un poco más familiar si ordena datos con frecuencia en Excel. Al igual que una hoja de cálculo de Excel, una tabla contiene filas, columnas y puede contener encabezados en la primera fila. Afortunadamente, Word le brinda la misma flexibilidad para ordenar texto que se encuentra en Excel.

Suponga que tiene una tabla en Word que se parece a la siguiente.

Tabla de datos en WordTabla de datos en Word

Observe que hay encabezados de columna en la primera fila y que la primera columna contiene el texto que deseamos ordenar. Supongamos que esta vez queremos ordenar los datos en orden descendente. Seleccione toda la tabla y una vez más haga clic en el Ordenar botón en el Párrafo sección de la Cinta.

Observe en la esquina inferior izquierda del Ordenar ventana que Word ya ha detectado los títulos de la primera fila. Note también que el primer Ordenar por el menú desplegable ya tiene el encabezado de la columna Nombre en el cuadro de opciones.

El resto de las opciones permanecen iguales, excepto que recuerde cambiar la dirección de clasificación a Descendiendo. Cuando termine, haga clic en el Okay y Word ordenará la tabla usando las opciones que hemos elegido.

Ordenar tabla en WordOrdenar tabla en Word

Ordenar texto en Word es simple siempre que tenga una forma de decirle a Word qué separa un elemento de datos del siguiente. Si juega un poco con la configuración de ordenación, descubrirá que puede ordenar usando varias columnas e incluso texto delimitado por tabulaciones y comas en un documento de Word.

Aunque no es tan útil como ordenar datos en Excel, puede ahorrar algo de tiempo en Word si hace que la aplicación clasifique el texto de la tabla y el párrafo usando una interfaz similar a la que se encuentra en una hoja de cálculo de Excel. ¡Disfrutar!

Por Jason