¿Quién es el rey del correo electrónico?

Tener una dirección de correo electrónico es como tener un número de teléfono: una vez que esté disponible en el mundo, no querrá cambiarlo.

Aparte del 30% estimado de direcciones de correo electrónico que cambian cada año, la mayoría de las cuales son correos electrónicos comerciales, la mayoría de las personas probablemente no querrán lidiar con la molestia de transferir contactos, redirigir a las personas a la nueva dirección de correo electrónico o buscar todos los sitios. , suscripción y beneficiario de la factura para actualizar su dirección de correo electrónico registrada.

Sin embargo, a veces las personas tienen una buena razón para hacer un cambio masivo de un lugar digital a otro. Podría ser que su proveedor de correo electrónico esté desactualizado y no pueda seguir el ritmo de los modelos modernos; o tal vez su proveedor está cerrando y necesita encontrar un nuevo hogar.

La mayoría de la gente no tiene un buen concepto de lo que hay y lo que diferencia un servicio de correo electrónico de otro. Pero el hecho es Microsoft Outlook y Google Gmail se han convertido en las dos plataformas más ejemplares para gestionar lo que casi se ha convertido en un aspecto esencial de la vida.

¿Qué hace que estos dos proveedores de correo electrónico sean mejores, peores, diferentes o iguales en comparación entre sí? Cuando se trata de planes personales gratuitos, los matices entre Outlook y Gmail probablemente sean insignificantes para la mayoría de los usuarios. Es por eso que, aquí, nos enfocaremos en comparar el plan de negocios basado en suscripción de cada servicio, para que pueda decidir cuál tiene más sentido para usted o su empresa y empleados.

Mire, sienta y cueste

Saquemos esto del camino. Outlook y Gmail ofrecen interfaces muy diferentes. En pocas palabras, Outlook mantiene una sensación corporativa, mientras que Gmail ofrece algo un poco más creativo y de inicio. Si Outlook es la versión moderna de las comunicaciones corporativas, Gmail es posmoderno.

La interfaz de Outlook está repleta de opciones y funciones personalizables, muchas de las cuales usted o sus empleados nunca terminarán usando. Si bien Gmail ofrece su propio conjunto de funciones, en general es una experiencia de usuario mucho más simple que se centra en brindar lo esencial que necesita para ser eficiente.

Cuando se trata de comprar estos servicios de correo electrónico, en realidad está comprando las suites que vienen con ellos, Microsoft Office 365 y Google G Suite. Una cosa a tener en cuenta es que Office 365 requiere un compromiso anual, aunque se le cobra mensualmente. G Suite es puramente un plan de suscripción mensual basado en la plantilla. Así es como estos se cobran por usuario por mes.

Oficina 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $ 5	G Suite Basic: $ 6
Office 365 Empresa: $ 8.25	G Suite Business: $ 12
Office 365 Business Premium: $ 12.50	G Suite Enterprise: $ 25

Suite de herramientas

Una vez más, cuando compra Outlook o Gmail para empresas, realmente está comprando más que un servicio de correo electrónico. Estás comprando un conjunto de herramientas, de las cuales el correo electrónico es solo una.

Cuando se trata de lo que hace que Office 365 y G Suite sean diferentes, es realmente una comparación entre un titular y su disruptor. Cubriremos más de lo que hace que estas dos suites sean iguales y diferentes en un artículo futuro, pero estos son algunos de los aspectos contrastantes que se destacan.

Microsoft Office 365

Todos hemos usado Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Estos son los principios básicos de Office, pero Office 365 ofrece aún más. En la actualidad, estos tres programas están disponibles en línea, no solo como programas de escritorio, lo que hace que el trabajo que realiza en ellos sea más fácil de guardar y compartir. Además, 365 te brinda:

panorama para correo electrónico
OneDrive para almacenamiento de archivos en la nube
Una nota, un cuaderno digital
SharePoint, una intranet corporativa
Equipos de Microsoft para mensajería instantánea y videoconferencia

Estas pocas aplicaciones ofrecen amplias capacidades que han llegado a definir la forma en que las empresas operan internamente a escala digital. Es un gran atractivo que Microsoft haya consolidado con éxito tanto en estas herramientas para simplificar la experiencia que ofrece a las empresas.

Google G Suite

Mientras que G Suite ofrece su propia gama de aplicaciones que están a la par con los productos básicos de Microsoft, y más. Las alternativas de G Suite a Word, Excel y PowerPoint son Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Pero G Suite ofrece aún más que sería útil para cualquier negocio:

Calendario para una fácil programación del equipo
Corrientes para discusiones en toda la empresa
Chat de Hangouts para mensajería instantánea
Reunión de Hangouts para videoconferencia
Formularios para crear encuestas y formularios
Sitios para crear sitios web
Creador de aplicaciones para crear aplicaciones comerciales
Mantener para organizar ideas
Jamboard, una pizarra digital
Manejar para almacenar y compartir archivos
Búsqueda en la nube de Google para buscar en G Suite
Admin, Vault y Mobile para administrar de forma segura usuarios, dispositivos y datos

Claramente, hay mucho que considerar aquí. Outlook se consolida mucho en las pocas pero sólidas aplicaciones que ofrece. Google ofrece una gama aparentemente mucho más amplia de capacidades distribuidas en varias aplicaciones, algunas de las cuales Office 365 no ofrece en absoluto.

Organización

Cuando estás en el negocio, los correos electrónicos son ininterrumpidos; y son más que vehículos para conversar. Los correos electrónicos son recipientes de conocimiento que los profesionales utilizan para tomar decisiones comerciales, algunas de las cuales son fundamentales para la misión. Si no puede mantener las conversaciones y la información organizada y priorizada, será difícil trabajar de manera eficaz y eficiente a la velocidad del negocio y evitar comprometer los resultados de calidad.

panorama

Si piensa en métodos de organización tradicionales, pre-digitales, probablemente le vienen a la mente carpetas y archivos. Como la digitalización es esencialmente el proceso de tomar actividades tangibles y resumirlas en procesos digitales, uno naturalmente asumiría que la creación de carpetas y archivos de correo electrónico es el curso de acción natural.

Así es como funciona Outlook. Utiliza un sistema de carpetas tradicional y le permite clasificar los correos electrónicos dentro de esas carpetas usando pestañas de colores, tal como lo haría con un archivo expandible. Puede crear tantas carpetas y subcarpetas como desee. Outlook también hace todo lo posible para priorizar los correos electrónicos al filtrar aquellos que consideraría desordenados. Estos van a la carpeta Clutter para mantenerse fuera de su camino hasta que esté listo para verlos.

Gmail

En la descripción, puede parecer que hay solo un pequeño matiz entre cómo Gmail y Outlook organizan el correo electrónico; sin embargo, al usar activamente el sistema de Gmail, la organización y el método de priorización son notablemente diferentes.

En lugar de abstraer el método tradicional de «carpeta, archivo», Gmail utiliza etiquetas. Puede etiquetar mensajes con varias etiquetas, en lugar de ponerlos en una carpeta.

Puedes personalizar Gmail para que muestre primero los correos electrónicos importantes, no leídos y destacados. También puede filtrar automáticamente los correos electrónicos por Principal, Social, Promociones, Actualizaciones y Foros. Este sistema de priorización y organización hace que sea realmente fácil identificar qué correos electrónicos son más importantes para usted y llegar a ellos rápidamente.

A pesar de estas diferencias en Gmail, lo interesante es que si usa Gmail a través de otro cliente de correo electrónico (como Outlook), sus etiquetas aparecerán como carpetas. En cierto sentido, esto hace que Gmail sea más versátil y capaz de brindar una experiencia de usuario más flexible.

Buscar

La búsqueda va de la mano con la organización cuando se trata de correo electrónico. Si no puede encontrar de manera rápida y eficiente la información que necesita, que está potencialmente escondida en un correo electrónico de hace meses, terminará perdiendo un tiempo valioso buscando cosas en lugar de tomar medidas.

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La función de búsqueda de Outlook es lo suficientemente buena porque puede buscar correos electrónicos en todas sus carpetas, incluidos miles de correos electrónicos en su carpeta Eliminada, según la palabra clave y la dirección de correo electrónico. Donde Outlook a veces puede quedarse corto es la precisión.

La búsqueda de una palabra clave no siempre muestra el correo electrónico o los correos electrónicos correctos, y siempre existe la posibilidad de que Outlook obtenga solo unos pocos correos electrónicos seleccionados de una cadena, pero omita el correo electrónico que necesita. Si bien funciona bien la mayor parte del tiempo, ciertamente no emplea el mismo nivel de funcionalidad de búsqueda que un servicio de correo electrónico de Google.

Gmail

La función de búsqueda de Gmail está imbuida del poder de búsqueda de Google, razón por la cual se creó Gmail en primer lugar: para proporcionar un servicio de correo electrónico que funcione como el motor de búsqueda de Google. No solo puede buscar en términos simples y confiar en que Gmail proporcionará los resultados correctos, sino que también puede utilizar operadores de búsqueda avanzada como «desde:» «a:» «acceso directo:» y varios más que pueden ayudarlo a encontrar específicamente lo que necesitas.

Recuperación de correo electrónico

Si bien hay varias características clave que tanto Gmail como Outlook brindan en diversos grados de funcionalidad detallada, una función importante que cada uno hace de manera bastante diferente es la recuperación de correo electrónico. Vale la pena destacar la diferencia en la operación porque la mayoría de las personas, en algún momento, experimentan la situación angustiosa de enviar el correo electrónico equivocado a la persona equivocada o enviar algo que no deberían tener en absoluto.

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Outlook es ideal para recuperar correos electrónicos y reemplazar. Siempre que la dirección de correo electrónico a la que envió un correo electrónico esté alojada en Microsoft Exchange, el servicio de correo electrónico real en el que se ejecuta Outlook, tiene la capacidad de eliminar y reemplazar cualquier mensaje no leído.

Por supuesto, si el correo electrónico ya se ha abierto, no puede recuperarlo ni reemplazarlo, pero tener esta capacidad con mensajes no leídos podría evitarle la vergüenza en caso de enviar algo que no debería haber enviado, o ayudarlo a reenviar un mensaje mejor. correo electrónico con más aclaraciones en lugar de enviar correos electrónicos de seguimiento elaborando uno del envío anterior.

Gmail

Gmail se queda un poco corto aquí en comparación con Outlook. De hecho, Gmail ni siquiera ofrece una recuperación de correo electrónico legítima. En cambio, tiene unos segundos después de enviar un correo electrónico para cancelar el envío. Puede encenderlo o apagarlo y ajustar el tiempo de cancelación para que dure hasta 30 segundos. Si no eres lo suficientemente rápido, ese bebé se ha ido para siempre.