Tanto si eres un experimentado experto en Getting Things Done GTD como si estás empezando a aprender sobre el proceso GTD, Todoist es, con mucho, la mejor aplicación de lista de tareas pendientes para respaldar tu flujo de trabajo GTD.

¿Por qué es esto? Hay muchas razones que tienen que ver con sus características, diseño y el hecho de que la funcionalidad predeterminada, naturalmente, es compatible con la estructura GTD que creará en su interior.

Incluso si nunca has oído hablar de GTD, lo siguiente incluirá consejos básicos de GTD para comenzar y cómo puedes usar Todoist para hacerlo.

Nota: La versión exacta de GTD utilizada en este artículo se basa en los principios establecidos por Carl Pullein y su Tu clase en línea de Digital Life 3.0 (que recomiendo mucho). Este artículo solo ofrece cómo usar Todoist como parte de ese sistema. Hay muchos detalles que no tenemos espacio para incluir en este artículo.

¿Qué es Getting Things Done (GTD)?

Los principios de Getting Things Done han existido por un tiempo. No hay herramientas o aplicaciones establecidas que deba usar, pero los principios básicos básicos en torno a cualquier enfoque son esencialmente los mismos.

GTD ayuda a vaciar tu mente de todo lo que está nadando en él todo el día. Esto libera tu cerebro para que realmente se concentre en la tarea que tienes delante, en lugar de distraerte constantemente.

Funciona al brindarle una serie de pasos que debe seguir cada semana para mantenerse organizado. Estos pasos incluyen:

  • Capturando cada idea, tarea, elemento de acción o cita que se presente. Podría estar en medio de una reunión y su jefe le da un elemento de acción. Podrías estar caminando por el parque y se te ocurre una gran idea para un libro que quieres escribir. No importa cuándo, dónde o cómo: siempre que piense en algo que deba hacer, lo capturará en su «Bandeja de entrada».
  • Clarificando esas ideas dividiéndolas en tareas, asignándoles una prioridad y dándoles una fecha de vencimiento si está listo para trabajar en ellas pronto.
  • Organizar las tareas colocándolas en un cubo al que llegará eventualmente, según la prioridad. Si planeas trabajar en la tarea pronto, también la agregarás a tu calendario (y Todoist puede ayudarte a automatizar eso).
  • Revisando cada «cubo» y mover todas esas ideas organizadas en la escalera hasta que las más urgentes lleguen a su calendario y su tiempo de enfoque.
  • Atractivo toda su atención en aquellas tareas que finalmente se han hecho frente a usted, en los horarios que ha programado.

GTD no solo lo ayuda a ser más productivo y organizado, sino que también puede ayudarlo a llegar a Inbox Zero (no más correos electrónicos en su bandeja de entrada), porque nunca postergará sus correos electrónicos entrantes. Procesará todo inmediatamente utilizando el sistema GTD anterior.

Cómo construir una estructura GTD de Todoist

Ahora que conoces los principios básicos de GTD, echemos un vistazo más de cerca a cómo Todoist puede ayudar.

Lo primero que querrá hacer es crear una nueva estructura principal de Proyectos en Todoist que contenga todos los depósitos para organizar sus diversas tareas entrantes.

Estos cubos (carpetas principales) incluyen:

  • Bandeja de entrada: Aquí es donde entran todas esas ideas entrantes. Cuando reciba un correo electrónico que requiera una acción, colocará la acción aquí y archivará el correo electrónico inmediatamente. Si recibe un elemento de acción en una reunión, pondrá ese elemento de acción aquí. Cualquier cosa en la que necesite actuar, va directamente a su Bandeja de entrada.

Nota: Todoist tiene una sección de Bandeja de entrada predeterminada, por lo que no tendrás que crearla manualmente.

Las siguientes carpetas de proyectos que creará son donde moverá los elementos durante sus sesiones diarias de aclaración y organización al final del día. Éstos incluyen:

  • Esta semana: Los elementos en los que desea trabajar de inmediato, durante la semana actual, se incluirán en este proyecto. Cuando los ponga aquí, también asignará una fecha de vencimiento. Si integra Todoist con su calendario, Todoist lo agregará automáticamente a su calendario por usted.
  • La próxima semana: Los elementos de tu bandeja de entrada que quieras hacer pronto, pero que no son tan urgentes como para hacerlos esta semana, se incluirán en tu proyecto de la próxima semana. No se requiere fecha de vencimiento.
  • Este mes: Los elementos que desea hacer bastante pronto, pero que pueden esperar una semana o dos, se incluirán en este proyecto. Tampoco adjunte aquí una fecha de vencimiento.
  • Próximo mes: Las tareas que desee realizar con el tiempo, pero que sabe que pueden esperar bastante, irán a la carpeta Mes siguiente sin una fecha de vencimiento.

Hay dos proyectos más que deberá crear para tareas especiales.

  • Áreas de enfoque recurrentes: Estas son cosas que debe hacer con regularidad relacionadas con los objetivos que son importantes para usted, como tomar una clase en línea todos los meses.
  • Rutinas: Estas son tareas que pueden no estar relacionadas con sus objetivos, pero que debe realizar todas las semanas, como el ejercicio o las reuniones del club.

Creación de tareas recurrentes

Ciertamente, debes tener un montón de cosas que debes hacer todos los días o todas las semanas. Saque esos de su mente agregándolos a su Áreas de enfoque recurrentes proyecto (si están relacionados con metas que son importantes para usted).

También se recomienda que incluya áreas de enfoque recurrentes como un subproyecto de esta semana.

Cualquier tarea recurrente que sea solo parte de su vida pero que en realidad no impulse sus metas, agréguelas al Rutinas proyecto.

Recuerde agregar fechas de vencimiento a todos estos y marcarlos como recurrentes. De esta forma, aparecerán automáticamente en su Hoy dia y Próximamente Secciones de Todoist sin que tengas que hacer nada.

Usando su bandeja de entrada

Durante la semana, a medida que surjan nuevos problemas con los que tengas que lidiar, simplemente tíralos a tu bandeja de entrada de Todoist.

De esta manera, evita distraerse y sabe que no se olvidará de ocuparse de estas tareas más adelante cuando tenga tiempo.

Cada semana, a la misma hora, reservará entre 20 y 30 minutos para procesar su Bandeja de entrada. Durante este tiempo, simplemente trabaje uno por uno y decida qué tan importante es hacer esa tarea y dentro de qué plazo.

Por ejemplo, sé que quiero arreglar la plataforma eventualmente, pero todavía es invierno. Entonces, moveré esa tarea a Largo plazo / en espera.

Luego, sé que necesito hacerme mi chequeo médico anual, pero estoy ocupado este mes y realmente no importará si espero hasta el próximo mes para programarlo. Entonces, lo moveré al Próximo mes proyecto.

Finalmente, sé que quiero hacer un artículo de Online-Tech-Tips.com esta semana. Así que asigno un día y una hora durante la semana en que quiero hacerlo.

Luego, mueva esa tarea al Esta semana proyecto.

Pude procesar estos tres elementos que agregué a mi bandeja de entrada durante el día en aproximadamente cinco minutos.

Sé que no los olvidaré porque ahora están en mi sistema organizado ToDoist GTD. Todo está asignado para la semana y realmente no tengo que pensar en nada excepto en trabajar duro en cada tarea cuando aparece en mi calendario.

Gestionar esta semana

Cuando llegue al final de cada semana, notará que su proyecto de Esta semana eventualmente se vaciará de elementos activos.

Establezca una hora cada semana (normalmente el viernes al final del día o en algún momento del fin de semana) para mover las tareas del La próxima semana proyecto en tu Esta semana proyecto. Asigne fechas de vencimiento cuando haga esto.

Repita esto para los elementos de las carpetas Este mes, Próximo mes y Largo plazo / En espera.

Recuerda: No es necesario que mueva el artículo si aún no se siente urgente. También puede eliminar tareas que haya decidido que ya no le importan.

Recuerda mantenerte enfocado

Este es el principio más importante que reúne todo esto y hace que el sistema GTD funcione.

Debido a que solo está gastando pequeños bloques de tiempo procesando todas las ideas y tareas que se envían a su Bandeja de entrada, le queda el resto del tiempo que ha asignado en su calendario para hacer el trabajo.

Esto significa usar solo tus áreas Hoy y Próximas en Todoist durante tu día (junto con tu Calendario) y trabajar durante el día para terminar y tachar esas tareas.

Sabes que solo has asignado tareas que puedes hacer en un día, porque Todoist las agregó automáticamente a tu calendario. Si su día está lleno, no puede asignar más. Cuando su semana está llena, no puede mover nada más al proyecto Esta semana.

GTD funciona porque saca el lío de su cabeza y lo lleva al «sistema». Libera sus pensamientos para que pueda concentrar su mente en la tarea que tiene entre manos y hacer las cosas.

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