Cuando trabaja con grandes conjuntos de datos, es útil saber cómo filtrar en Hojas de cálculo de Google.

Hay dos maneras de hacer esto. Puede usar vistas de filtro en el menú Hojas de cálculo de Google, que le permite personalizar formas específicas de filtrar los datos en la hoja que puede reutilizar. Un método más dinámico para filtrar datos en Google Sheets es usar la función FILTRO.

En este artículo, aprenderá a utilizar ambos métodos.

Crear una vista de filtro en Hojas de cálculo de Google

En este método, aprenderá a aplicar un filtro que le mostrará solo los datos de un conjunto de datos grande que desee ver. Esta vista de filtro ocultará todos los demás datos. También puede combinar parámetros de filtro para obtener vistas de filtro más avanzadas.

Cómo crear una vista de filtro

Como ejemplo, imagine que tiene un conjunto de datos que incluye las compras de productos realizadas por los clientes. Los datos incluyen nombres, direcciones, correos electrónicos, números de teléfono y más.

Para este ejemplo, supongamos que desea ver solo a los clientes de Playa Vista, CA, y solo a los clientes que tienen una dirección de correo electrónico «.gov».

1. Para crear este filtro, seleccione el Crear un filtro icono en el menú. Este icono parece un embudo.

2. Verá que aparecen pequeños iconos de filtro en el lado derecho del encabezado de cada columna. Seleccione este icono de embudo en la parte superior del campo Dirección del cliente para personalizar el filtro para este campo.

3. Esto abrirá una ventana donde puede personalizar las opciones de filtro. Seleccione la flecha a la izquierda de Filtrar por valores. Seleccione Claro para anular la selección de todas las entradas en ese campo.

Nota: Este es un paso importante porque restablece la vista de mostrar todos los registros a ninguno. Esto prepara a Excel para aplicar el filtro que creará en los siguientes pasos.

4. Escriba el texto en el campo de abajo por el que desea filtrar el campo. En este ejemplo, usaremos “Playa Vista” y seleccionaremos el ícono de búsqueda para ver solo aquellos registros que contienen ese texto. Seleccione todos los registros que aparecen en la lista de resultados. Esto personaliza su filtro para que solo los elementos que seleccione se muestren en la hoja de cálculo.

4. Una vez que seleccione el OK , verá los datos en su hoja filtrados para que solo se muestren los clientes de Playa Vista.

5. Para filtrar en un segundo campo, seleccione el icono de filtro en la parte superior de ese campo. Repita el proceso anterior para crear el filtro. Borre todas las entradas, escriba el texto «gov» para filtrar las direcciones de correo electrónico que no contengan «gov», seleccione esas entradas y seleccione OK.

Ahora ha personalizado su filtro para que solo se muestren los registros del conjunto de datos que le interesan. Para que no tenga que repetir este proceso cada vez que abra la hoja de cálculo, es hora de guardar el filtro.

Guardar y ver vistas de filtro

Cuando haya terminado de configurar su filtro, puede guardarlo como una vista de filtro que puede habilitar en cualquier momento.

Para guardar una vista de filtro, simplemente seleccione la flecha desplegable junto al icono de filtro y seleccione Guardar como vista de filtro.

Verá un campo gris oscuro abierto en la parte superior de la hoja de cálculo. Esto le mostrará el rango seleccionado al que se aplica el filtro y el nombre del campo. Simplemente seleccione el campo junto a Nombre y escriba el nombre que le gustaría aplicar a ese filtro.

Solo escribe el nombre y presiona Ingresar.

Notarás en el lado derecho de la barra gris que hay un ícono de engranaje. Seleccione este icono para ver las opciones de filtro.

Las opciones disponibles incluyen:

  • Cambiar el nombre del filtro
  • Actualizar el rango al que se aplica el filtro
  • Duplique el filtro para actualizarlo sin afectar el filtro original
  • Eliminar el filtro

Puede desactivar el filtro que ha habilitado en cualquier momento simplemente seleccionando el icono de filtro nuevamente.

Tenga en cuenta que cuando se habilita cualquier filtro, el icono de filtro se volverá verde. Cuando desactive los filtros, este icono volverá a ponerse negro. Esta es una forma rápida de ver el conjunto de datos completo o si algún filtro ha eliminado datos de la vista actual.

Más tarde, si desea volver a habilitar alguno de los filtros que ha creado, simplemente seleccione la flecha desplegable junto al icono de filtro. Verá que los filtros que ha guardado aparecen en el menú. Simplemente seleccione ese filtro para habilitarlo cuando lo desee.

Esto filtrará la vista nuevamente usando la configuración de filtro que ha configurado.

Uso de la función FILTRO

Otra opción para filtrar en Google Sheets es usar la función FILTRO.

La función FILTRO le permite filtrar un conjunto de datos según la cantidad de condiciones que elija.

Echemos un vistazo al uso de la función FILTRO usando el mismo ejemplo de Compras del cliente que en la última sección.

La sintaxis de la función FILTRO es la siguiente:

FILTRO (rango, condición1, [condition2, …])

Solo se requieren el rango y una condición para el filtrado. Puede agregar tantas condiciones adicionales como desee, pero no son obligatorias.

Los parámetros de la función FILTRO son los siguientes:

  • distancia: El rango de celdas que desea filtrar
  • condición1: La columna o filas que desea utilizar para filtrar los resultados
  • condiciónX: Otras columnas o filas que también le gustaría usar para filtrar los resultados

Tenga en cuenta que el rango que utiliza para sus condiciones debe tener el mismo número de filas que el rango completo.

Por ejemplo, si desea crear el mismo filtro que en la primera parte de este artículo, debe utilizar el siguiente Función FILTRO.

= FILTRO (F1: J20, BÚSQUEDA (“Playa Vista”, H1: H20), BÚSQUEDA (“gov”, I1: I20))

Esto toma las filas y columnas de la tabla de datos original (F1: J20) y luego usa una función de BÚSQUEDA incrustada para buscar en las columnas de dirección y correo electrónico los segmentos de texto que nos interesan.

La función BÚSQUEDA solo es necesaria si desea buscar un segmento de texto. Si está más interesado en una coincidencia exacta, puede usar esto como la declaración de condición en su lugar:

I1: I20 = ”nmathou3@zimbio.com«

También puede usar otros operadores condicionales, como> o

Una vez que presiona Ingresar, verá los resultados de la función FILTRO como una tabla de resultados.

Como puede ver, solo se devuelven las columnas en el rango que seleccionó en el primer parámetro de la función. Por eso es importante colocar la función FILTRO en una celda donde haya espacio (suficientes columnas) para que aparezcan todos los resultados.

Usar filtros en Hojas de cálculo de Google

Los filtros en Google Sheets son una forma muy poderosa de explorar conjuntos de datos muy grandes en Hojas de cálculo de Google. La función FILTRO le brinda la flexibilidad de mantener el conjunto de datos original en su lugar pero generar los resultados en otro lugar.

La función de filtro incorporada en Google Sheets le permite modificar la vista del conjunto de datos activo de la forma que le interese en un momento dado. Puede guardar, activar, desactivar o eliminar filtros como desee.

¿Tiene algún consejo interesante que ofrecer sobre el uso de filtros en Google Sheets? Compártelos en la sección de comentarios a continuación.

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