Si está buscando crear e imprimir etiquetas de cualquier tipo, no busque más allá de Microsoft Word y Excel. Puede almacenar los datos de su etiqueta en Excel y luego recuperarlos en Word para guardar o imprimir sus etiquetas.

En esta guía, aprenderá a crear una hoja de cálculo de etiquetas en Excel que sea compatible con Word, configurar sus etiquetas y guardarlas o imprimirlas.

1. Ingrese los datos de sus etiquetas en una hoja de cálculo de Excel

El primer paso es crear una hoja de cálculo de Excel con los datos de su etiqueta. Asignará un encabezado apropiado a cada campo de datos para que pueda recuperar los encabezados en Word.

Para el siguiente ejemplo, crearemos una hoja de cálculo con los siguientes campos:

  • Primer nombre
  • Apellido
  • Dirección
  • Ciudad
  • Expresar
  • Código postal

Para comenzar a crear su hoja de cálculo de Excel:

  1. Inicie Microsoft Excel en su computadora Windows o Mac y cree una nueva hoja de cálculo.
  2. En la pantalla de la hoja de cálculo de Excel, seleccione la primera celda de la primera fila y escriba Primer nombre.
  1. Seleccione la primera celda del B columna y tipo Apellido. Del mismo modo, agregue Dirección, Ciudad, Expresar, y Código postal hacia C, D, mi, y F las primeras filas de las columnas, respectivamente.
  2. Ahora agregue los datos debajo de cada encabezado que acaba de crear. Su hoja de cálculo debería verse así:
  1. Cuando haya terminado de agregar datos, guarde su hoja de cálculo seleccionando Archivo en la cima.
  2. Seleccione Ahorrar en la barra lateral izquierda.
  3. Seleccione Navegar en el panel de la derecha.
  1. Elija una carpeta para guardar su hoja de cálculo, ingrese un nombre para su hoja de cálculo en el Nombre del archivo campo y seleccione Ahorrar en la parte inferior de la ventana.
  1. Cierre la ventana de Excel.

Su hoja de cálculo de Excel ya está lista.

2. Configurar etiquetas en Word

El segundo paso es configurar las dimensiones de sus etiquetas en Word. Hay varios diseños de etiquetas predefinidos entre los que puede elegir. Incluso puede crear su propia etiqueta con dimensiones personalizadas, si lo desea.

  1. Inicie Microsoft Word en su computadora Windows o Mac y comience un nuevo documento en blanco.
  2. En la pantalla de edición de documentos, seleccione el Correos pestaña de la barra de herramientas superior.
  3. En el Correos pestaña, seleccione Iniciar combinación de correspondencia y luego elige Etiquetas del menú.
  1. En la ventana que se abre, seleccione un proveedor de etiquetas del Vendedores de etiquetas Menú desplegable. Luego, seleccione un tipo de etiqueta del Número de producto lista, finalmente, seleccione OK.
  1. Si desea crear una etiqueta personalizada, seleccione el Nueva etiqueta y especifique las dimensiones de su etiqueta en la siguiente ventana.
  1. Su diseño de etiqueta ahora está configurado y mantenga este documento abierto en Word.

3. Incorpore los datos de Excel al documento de Word

Ahora que sus etiquetas están configuradas, importar los datos que guardó en su hoja de cálculo de Excel en su documento de Word. No es necesario abrir Excel para hacer esto.

Para comenzar:

  1. Mientras su documento de Word todavía está abierto, seleccione el Correos pestaña en la parte superior.
  2. En el Correos pestaña, seleccione Seleccionar destinatarios y elige Usar una lista existente. Le está diciendo a Word que desea usar una lista predefinida para sus etiquetas.
  1. En el Explorador de archivos ventana que se abre, navegue hasta la carpeta que contiene la hoja de cálculo de Excel que creó anteriormente. Haz doble clic en la hoja de cálculo para importarla a tu documento de Word.
  1. Word abrirá un Seleccionar tabla ventana. Aquí, seleccione la hoja que contiene los datos de la etiqueta.
  2. Marque el La primera fila de datos contiene encabezados de columna opción y seleccione OK.

4. Agregue etiquetas de Excel a un documento de Word

Ahora especificará los campos que le gustaría usar en sus etiquetas.

Para hacer eso:

  1. Asegúrese de estar todavía en el documento de etiquetas en Word.
  2. Selecciona el Correos pestaña en la parte superior, y luego desde la Escribir e insertar campos sección, seleccione la Bloque de dirección opción.
  1. Sobre el Insertar bloque de direcciones ventana que se abre, seleccione el Campos de coincidencia botón.
  1. Word abre un Campos de coincidencia ventana. Aquí, asegúrese de que cada campo del Requerido para el bloque de direcciones coincide con el campo correspondiente en su hoja de cálculo. Por ejemplo, Dirección 1 debe estar configurado para usar Dirección de su hoja de cálculo, y así sucesivamente.
  1. Seleccione OK para cerrar la ventana.
  2. De vuelta en el Insertar bloque de direcciones ventana, puede ver una vista previa de su etiqueta. Asegúrese de que esta vista previa represente las etiquetas reales que desea crear. Luego, seleccione OK en la parte inferior de la ventana.
  1. En su documento de Word, notará que la primera etiqueta ahora dice <>.
  2. Selecciona el Correos pestaña en la parte superior y luego seleccione Actualizar etiquetas.
  1. Todas las etiquetas de su documento ahora deberían decir <>.

5. Cree etiquetas desde Excel en un documento de Word

Word ahora tiene todos los datos que necesita para generar sus etiquetas. Ahora finalizará el proceso y Word mostrará los datos reales de cada etiqueta:

  1. En el Correos pestaña de Word, seleccione la Finalizar y fusionar opción y elige Editar documentos individuales del menú.
  1. En la ventana que se abre, elija Todas y seleccione OK.
  1. Su documento de Word ahora debería mostrar todas sus etiquetas con sus datos individuales.

Ahora puede guardar este documento de etiquetas, generar un PDF a partir de él o imprimir físicamente el documento (etiquetas).

6. Guardar etiquetas de Word creadas a partir de Excel como PDF

No es necesario que utilice una herramienta de terceros para guardar el documento de etiqueta de Word como PDF:

  1. Selecciona el Archivo pestaña en la parte superior de la ventana de Word.
  2. En la barra lateral de la izquierda, seleccione Guardar como.
  3. Escoger Navegar en el panel derecho.
  1. Seleccione una carpeta para guardar su PDF, ingrese un nombre para su PDF en el Nombre del archivo campo, elija PDF desde el Guardar como tipo menú desplegable y seleccione Ahorrar.

7. Imprimir etiquetas de palabras creadas a partir de Excel

Puede imprimir sus etiquetas directamente desde Word. Asegúrese de que su impresora esté conectada a su computadora cuando realice la impresión:

  1. Selecciona el Archivo pestaña en la parte superior de la ventana de Word.
  2. Seleccione Impresión en la barra lateral izquierda.
  1. Elija una impresora de la Impresora menú en el panel derecho, y luego seleccione Impresión en la cima.

Y ya está todo listo.

Como puede ver arriba, Word y Excel lo ayudan a crear casi todo tipo de etiquetas en sus computadoras Windows y Mac. Si esto le ayudó a generar el tipo de etiquetas en Excel que deseaba, háganoslo saber en los comentarios a continuación.

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